Politique de confidentialité de Dossilia

Dernière mise à jour : 27 octobre 2026

Cette politique explique comment Dossilia recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels, et comment exercer vos droits. Elle s’applique à ce site et au service Dossilia. La page « Protection des renseignements personnels » de chaque cabinet décrit en plus les pratiques propres à ce cabinet.

1. Qui est responsable de quoi

Exode Immigration Canada (« nous ») édite et héberge Dossilia, un portail de suivi de dossiers pour les consultants et avocats en immigration, leurs adjoints et leurs clients. Trois rôles se distinguent :

Le cabinet (le consultant ou l’avocat qui utilise Dossilia) : il décide quels renseignements sur ses clients sont recueillis, pourquoi et pendant combien de temps. Il est responsable de ces renseignements, y compris de ses obligations envers son organisme de réglementation.
Vous, client d’un cabinet : pour toute demande sur votre dossier (accès, correction, suppression), adressez-vous d’abord à votre cabinet ; nous l’aidons à y répondre et vous pouvez aussi nous écrire.
Nous : nous fournissons et hébergeons la plateforme pour le compte des cabinets, et nous sommes responsables des renseignements de leurs comptes d’utilisateurs et du fonctionnement sécuritaire du service.

2. Les renseignements que nous recueillons

Comptes du cabinet et de son équipe : nom, courriel, rôle, mot de passe (conservé sous forme chiffrée irréversible, jamais en clair), numéros de permis ou d’inscription que le cabinet choisit d’afficher, coordonnées et paramètres du cabinet, abonnement.

Dossiers des clients : ce que le cabinet et ses clients saisissent ou téléversent : identité et coordonnées, réponses aux questionnaires, formulaires préremplis, documents (pièces d’identité, passeports, attestations et autres pièces au dossier), messages, contrats et signatures, factures, rendez-vous et étapes du dossier. Selon le dossier, ces renseignements peuvent être de nature sensible (identité, situation familiale, parcours professionnel, renseignements de santé ou d’antécédents requis par une demande). Nous n’y accédons pas, sauf pour assurer le fonctionnement et la sécurité du service, ou à la demande du cabinet.

Paiement : les paiements sont traités par Stripe, PayPal ou une autre passerelle choisie par le cabinet. Dossilia ne reçoit ni ne conserve les numéros de carte ; nous conservons le montant, l’état du paiement et des identifiants de transaction.

Renseignements techniques : adresse IP et heure lors des tentatives de connexion, d’inscription et de demande de réinitialisation (supprimées après environ une heure) ; journal d’activité des actions importantes ; compteurs de visites par source, sans renseignement personnel.

3. Pourquoi nous les utilisons

créer et sécuriser votre compte, vous authentifier et empêcher les abus (limitation des tentatives de connexion) ;
faire fonctionner le service : gérer les dossiers d’immigration des cabinets, leurs clients, leurs documents, questionnaires, contrats, factures et rendez-vous, et encaisser des paiements lorsque le cabinet l’a activé ;
vous envoyer les courriels nécessaires au service (confirmations, réinitialisation de mot de passe, avis importants) ;
respecter nos obligations légales et protéger nos droits.

Nous n’utilisons pas vos renseignements pour les vendre, ni pour vous profiler à des fins publicitaires.

4. Votre consentement

Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement, ou lorsque la loi le permet pour fournir le service que vous demandez. Le consentement à recevoir des communications promotionnelles est toujours distinct, facultatif et révocable en tout temps (par le lien de désabonnement ou en nous écrivant).

5. Témoins (cookies) et technologies semblables

Nom	Rôle	Durée
`exode_portail`	Témoin de session : vous garder connecté et protéger les formulaires. Nécessaire.	Fermeture du navigateur
`lang`	Mémoriser votre langue (français ou anglais).	1 an
`src_…`	Mémoriser la source d’un lien (`utm_source`) pour les statistiques du cabinet. Ne contient aucun renseignement personnel.	60 jours
`aff_…`	Boutique du cabinet, si son programme de parrainage est actif : mémoriser le code de parrainage d’un lien. Ne contient aucun renseignement personnel.	60 jours

Dossilia n’utilise pas de témoins publicitaires. Les tunnels et pages publiques d’un cabinet peuvent, si le cabinet l’active, utiliser des outils de suivi (Meta Pixel, Google Analytics, TikTok), toujours soumis à votre consentement sur la page concernée.

6. Avec qui nous partageons des renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements. Nous les communiquons seulement :

au cabinet dont vous êtes le client, et à son équipe, selon les rôles qu’il a définis ;
aux passerelles de paiement (Stripe, PayPal ou autre) pour traiter un paiement ;
à nos fournisseurs techniques (hébergement, service d’envoi de courriels) qui traitent les renseignements pour notre compte et ne peuvent pas les utiliser à d’autres fins ;
aux outils que le cabinet a lui-même branchés ou intégrés (par exemple Rendezvix, Fluxia, un calendrier de réservation externe, ou un autre système par webhook ou API) : le cabinet en est responsable ;
aux autorités, lorsque la loi l’exige.

7. Hébergement et transferts hors Québec

Les données de Dossilia sont hébergées sur un serveur situé au Canada, géré par Exode Immigration Canada. Certains fournisseurs mentionnés ci-dessus (notamment les services de paiement) peuvent toutefois traiter des renseignements à l’extérieur du Québec, y compris à l’extérieur du Canada. Dans ce cas, les renseignements peuvent être soumis aux lois de ces territoires. Nous ne communiquons des renseignements hors Québec que lorsque c’est nécessaire au service, et en tenant compte de la sensibilité des renseignements et des protections offertes.

8. Durée de conservation

Les renseignements des comptes sont conservés tant que l’abonnement du cabinet est actif. Les dossiers des clients sont conservés selon les choix et les obligations du cabinet (y compris les durées de conservation exigées par son organisme de réglementation) ; le cabinet peut exporter les données de son espace et supprimer ses dossiers. Après la fin de l’abonnement, et sous réserve de nos obligations légales, nous supprimons les données du cabinet à sa demande ou après un délai raisonnable suivant un avis. Les copies de sauvegarde sont écrasées selon leur cycle normal.

9. Sécurité

Nous protégeons vos renseignements par des mesures raisonnables : connexion chiffrée (HTTPS), mots de passe chiffrés de façon irréversible, séparation des données de chaque cabinet, accès limité par rôle (consultant, adjoint, client), protection contre la falsification de formulaires, limitation des tentatives de connexion, journal d’activité. Aucun système n’est infaillible ; si vous soupçonnez un problème, écrivez-nous.

10. Incidents de confidentialité

Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, et nous prendrons les mesures nécessaires pour réduire le risque. Nous tenons un registre des incidents.

11. Vos droits

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec, telle que modifiée par la Loi 25) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (fédérale), vous pouvez, sous réserve des exceptions prévues par la loi :

savoir si nous détenons des renseignements sur vous et y avoir accès ;
faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques ;
retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements ;
demander la suppression de vos renseignements, ou la cessation de leur diffusion ;
demander que vos renseignements informatisés vous soient remis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à l’adresse indiquée à la section « Nous joindre ». Nous répondons dans les 30 jours. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

12. Personnes mineures

Dossilia s’adresse à des personnes de 18 ans et plus, ou à des professionnels et organisations. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des enfants de moins de 14 ans sans le consentement de leur parent ou tuteur.

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page ; en cas de changement important, nous vous en informerons par un avis dans le service ou par courriel.

14. Nous joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels : Agnes Takoukam, Exode Immigration Canada.
Courriel : confidentialite@dossilia.com